Klager: Een (toekomstige) deelnemer aan Evaluatie Individueel Functioneren, zoals vastgelegd in de leveringsvoorwaarden van het KBSG, die een klacht indient of voornemens is een klacht in te dienen bij de KBSG.
Klacht: De afwijking die de klager heeft vastgesteld, die de klager bij de KGSB onder de aandacht wil brengen.
Bestuur: Ontvanger van een inhoudelijke klacht.
Klachtencommissie: desamengestelde groep van beroepspersonen die de klacht in behandeling nemen.
Deze klachtenprocedure kan door deelnemers worden gebruikt indien zij een klacht in willen dienen bij het KBSG. Het KBSG zal zich ten allen tijde inspannen om de klacht zo correct mogelijk te behandelen. Dit document bevat de klachtenprocedure, zoals genoemd in de leveringsvoorwaarden die een deelnemer heeft geaccepteerd bij het aangaan van een overeenkomst met het KBSG. Het KBSG vraagt u of u deze procedure aandachtig door wilt lezen, inclusief de opgenomen tabel. Indien de procedure voor u onduidelijk is kunt u contact opnemen met taairaterces@kbsg.nl
De onafhankelijke klachtencommissie bestaat uit Ineke Paters, Astrid Blaauw en Erik van der Jagt.
Vertrouwelijkheid
Klachten worden door alle partijen(Klager, bestuur en klachtencommissie)vertrouwelijk behandeld. Dit betekent datde partijen alleen onderling informatie uitwisselen over de klacht, totdat het bestuurofde klachtencommissie een uitspraak heeft gedaan over de afhandeling van de klacht. De partijen mogen voor die tijd geen informatie over de klacht naar buiten brengen, zoals bijvoorbeeld viasociale media, omdat dit de eerlijke behandeling van de klacht in gevaar zou kunnen brengen.
| Soort klacht | Voorbeeld | Ontvangende partij | Vorm |
| Organisatie | Niet werkend elektronisch portfolio,logistieke klachten, niet ontvangen van een factuur | Secretariaat | Mondeling, telefonisch, per e-mail, schriftelijk |
| Over de inhoudvan het portfolio of de instrumenten | Voldoet niet aan de regelgeving RGS, wordt te beperkt gevonden. | Bestuur KBSG | Schriftelijkper e-mail of post,voorzien van een bijlage met voorbeeld |
| Over het secretariaat | Onvoldoende dienstverlening | Bestuur KBSG | Schriftelijk per e-mail of post |
| Over de leerbegeleider | Gedrag, competentie, advies na leerbegeleidergesprek | Klachtencommissie | Schriftelijk, per e-mail of post |
| Over het advies na een leerbegeleidergesprek | Advies om betere uitvoering te geven aan het POP | Klachtencommissie | Schriftelijk, per e-mail of post |
| Overige klachten | U weet niet onder welke categorie u klacht valt | Bestuur KBSG | Schriftelijk, per e-mail of post |
| Geschil | Oneens met de uitspraak van de klachtencommissie | Bestuur KBSG | Schriftelijk, aangetekend |
Melding
De klager meldt zijnof haarklacht persoonlijk aan de ontvangende partij (zie tabel). Dat doet hij/zijuiterlijk binnen één maand nadat de situatie zich heeft voorgedaan.
Meldadres 1: taairaterces@kbsg.nl
Meldadres 2: rettizroov@kbsg.nl
Meldadres 3: eissimmocnethcalk@kbsg.nl
Ontvangstbevestiging
Bij klachten over de organisatiebevestigt het secretariaat de ontvangst van de klacht binnen een week. Ook kan deze meteen een voorstel ter verbetering of een traject voor verbetering doen.Bij klachten over personen of inhoud bevestigt de ontvangende partij de ontvangst van de klacht ook direct. Daarbij geeft de ontvangende partij een voorlopig overzicht van de procedure, inclusief de verwachte responstijd.
Wel of niet in behandeling nemen
De voorzitter van het KBSG bestuur bepaalt of de klacht in behandeling genomen wordt, met uitzondering van klachten over leerbegeleiders of het leerbegeleidersgesprek.In gevallen van klachten over leerbegeleiders of het leerbegeleidersgesprek beslist de voorzitter van de klachtencommissie.Hierover wordt de klager meteen geïnformeerd. Wordt de klacht niet in behandeling genomen, dan wordt ook de reden hiervan toegelicht. Het niet in behandeling nemen van klachten gebeurt alleen als dit in de praktijk onmogelijk is of als de klacht geen betrekking heeft op het KBSG of de door hetKBSG verleende diensten. Voorbeelden hiervan zijn dat er onvoldoende gegevens zijn om een klacht in behandeling te nemen, of dateen klacht niet over de EIF-procedure gaat.
Uitspraak
Het bestuur is bevoegd om een uitspraak te doen over de klacht zelf en over de eventueel daaraan gekoppelde aanpassingen, met uitzondering van klachten over leerbegeleiders of het leerbegeleidersgesprek.
Klachten over leerbegeleider of leerbegeleidergesprek
De klachtencommissie aangesteld door het bestuur vanuit de geledingen van de deelnemende wetenschappelijke verenigingen, behandelt klachten over de leerbegeleider of het leerbegeleider gesprek, en past daarbij hoor en wederhoor toe. De onafhankelijke klachtencommissie doet een bindende uitspraak in eerste aanleg.
Afhandeling
Een klacht moet uiterlijk binnen acht weken zijn afgehandeld. Is er meer tijd nodig, dan wordt de klager hiervan schriftelijk of per e-mail op de hoogte gesteld binnen de genoemde acht weken. De ontvanger van de klacht informeert de klager op het moment dat duidelijk wordt dat het niet lukt om de klacht binnen de termijn af te handelen.
De klager wordt binnen de gestelde tijd geïnformeerd over de uitspraak van de opvolging van de klacht.Eventuele aanpassingen worden zo snel mogelijk uitgevoerd. Binnen een week nadat dit gebeurd is, wordt de klager hierover geïnformeerd. In sommige gevallen is er meer tijd nodig om de voorgeschreven aanpassingen uit te voeren dan de termijn van deklachtafhandeling. In dat geval ontvangt de klager daarvan bericht.
Bezwaar tegen de uitspraak
Als de klager de uitspraak van de klachtencommissie met betrekking tot een klacht over een leerbegeleider of een advies van de leerbegeleider niet accepteert, dan kan de klager zich wenden tot het bestuur, dat in een dergelijk geval verplicht is een mediator aan te stellen.Het bestuur informeert de klager over de naam en contactgegevens vande mediator. Daarop stuurthet bestuuralle stukken over de klacht –nu een geschil –zo snel mogelijk door. De klager wordt hierover geïnformeerd. De aangewezen mediator doet binnen acht weken een uitspraak, na hoor en wederhoor te hebben toegepast.
Bezwaar tegen de mediator
Als de klager van mening is dat de aangewezen mediator aantoonbaar niet onafhankelijk is, kan gezocht worden naar een ander persoon.
Uitspraak mediator
De uitspraak van de mediator is bindend voor alle partijen.
Registratie klachten
Klachten worden altijd opgevat als een mogelijkheid tot verbetering binnen het KBSG. Het secretariaat registreert alle klachten en bewaart deze gedurende een termijn van twee jaar.
Hambakenwetering 15
5231 DD 's-Hertogenbosch
E-mail: taairaterces@kbsg.nl
Website: www.kbsg.nl
RSIN nummer: 816578321
KVK nummer: 73008524
Telefoonnummer secretariaat: 073 - 2200 431
Bereikbaar: ma t/m do van 10:00 - 15:00 uur
De stichting Kwaliteitsbureau Sociale Geneeskunde is opgericht door KAMG, NVVG en GAV om namens de wetenschappelijke verenigingen in het domein sociale geneeskunde artsen in dit vakgebied te ondersteunen bij het voldoen aan de wettelijke herregistratie eisen betreffende evaluatie individueel functioneren (EIF).
